Dlaczego MŚP potrzebują specjalisty od finansów?

W dotychczasowych artykułach wskazywałem, że małe i średnie przedsiębiorstwa mogą wykorzystać współczesne technologie i budować, w oparciu o dostępne narzędzia, rozwiązania pozwalając na zarządzanie finansami.

Wskazywałem także, że w małych i średnich przedsiębiorstwach zarządzanie finansami często opiera się na intuicji właściciela, pojedynczych danych albo raportach przygotowywanych na koniec miesiąca przez księgowość. To naturalne — firma rośnie, a bieżące zadania wypierają te, które nie wydają się pilne.

Jednak z czasem przychodzi moment, w którym przedsiębiorca zaczyna czuć, że brakuje mu realnej kontroli. Nie wie dokładnie ile zarabia na poszczególnych produktach lub usługach, nie potrafi odpowiedzieć na pytania czy zatrudnienie kolejnej osoby ma sens, czy warto rozbudować moce produkcyjne albo dlaczego przy wysokim poziomie sprzedaży firma boryka się z problemami z płynnością.

To właśnie jest ten moment, kiedy pojawia się kluczowa rola specjalisty od rachunku kosztów, budżetowania i zarządzania rentownością.

Nie chodzi o księgowego — chodzi o eksperta, który potrafi przełożyć liczby na decyzje biznesowe, zbudować system informacji zarządczej i zaprojektować narzędzia, które pozwalają prowadzić firmę w sposób świadomy. Eksperta, który może być partnerem dla Zarządu, rozumie biznes, patrzy długookresowo i wspiera wiedzą, doświadczeniem, liczbami przy podejmowaniu kluczowych decyzji. Czasem jest w opozycji, ma inne spojrzenie, ale w jego języku nie ma słów "tak mi się wydaje", "tak mi podpowiada intuicja", tylko "uważam, że powinniśmy wybrać ten kierunek, ponieważ tak mówią liczby".

Tak więc podsumowując to co dotychczas napisałem można postawić tezę, że nie potrzeba drogich systemów ERP, wystarczy człowiek, wiedza i dobrze przygotowany kierunek działań.

Dlaczego tradycyjne biuro księgowe nie wystarczy

Właściciele małych firm często zakładają, że ich biuro księgowe widząc dane księgowe odegra rolę doradczą w zakresie rentowności, kosztów czy planowania. Niestety w ogromnej większości przypadków jest to mylnie przypisana rola.

Tradycyjne biuro księgowe:

nie prowadzi rachunku kosztów,
nie liczy rentowności projektów ani produktów,
nie analizuje efektywności zatrudnienia,
nie tworzy budżetów ani prognoz,
nie buduje systemów informacji zarządczej,
nie ma obowiązku informować przedsiębiorcy o słabych sygnałach finansowych
nie doradza przy podejmowaniu decyzji inwestycyjnych
nie wskazuje kierunków zmian
nie jest aktywnym doradcą, partnerem dla właściciela czy zarządu.

Zadaniem tradycyjnego biura rachunkowego — i jedynym obszarem odpowiedzialności — jest ewidencja dokumentów, rozliczanie podatków, wypełnianie obowiązków wobec ZUS oraz przygotowywanie sprawozdawczości z punktu widzenia wymagań prawnych. To fundamentalnie inna funkcja niż wsparcie właściciela w prowadzeniu firmy.

W takim modelu funkcja doradcza i zarządcza jest często niedostatecznie rozwinięta, co powoduje rozbieżność oczekiwań między przedsiębiorcami, a tym co realnie oferuje większość biur. Model biznesowy większości biur - stałe opłaty za księgowanie dokumentów - nie zawsze sprzyja wdrażaniu usług doradczych, które z racji swego charakteru wymagają analizy, czasu i innych kompetencji. Tradycyjne biuro nie jest zainteresowane pozyskaniem takich kompetencji, ważna jest przede wszystkim sprawna i szybka obsługa oraz rozliczenie jak największej ilości klientów w budżecie dostępnego czasu.

Co ważne: nawet jeśli właściciel nie ma takich oczekiwań, nie ma świadomości, że może uzyskać więcej, to tradycyjne biuro księgowe nie tworzy środowiska, które rozwija świadomość finansową. Nie inspiruje, nie edukuje, nie pokazuje, że można inaczej.

W efekcie przedsiębiorca często przez lata funkcjonuje w przekonaniu, że:

księgowość jest od terminowego rozliczania obowiązków podatkowych,
raportowanie to zbędny luksus,
dopóki są klienci, wszystko działa i zmiany nie są priorytetem,
wyniki roczne wystarczą do podejmowania decyzji.

A to ograniczenie — nie systemowe, ale mentalne — blokuje rozwój firmy.

Rola specjalisty: nie tylko „poukładać liczby”, ale zbudować sposób myślenia

Dobry ekspert finansowy wnosi do firmy nie tylko narzędzia, ale przede wszystkim strukturę i logikę podejmowania decyzji. Jego zadaniem jest między innymi:

uwzględnianie w bieżących wynikach pełnych kosztów, zarówno tych udokumentowanych, jak również rezerw,
zbudowanie modelu rentowności usług, produktów lub projektów,
wypracowanie zasad budżetowania i planowania,
wdrożenie przejrzystego systemu informacji zarządczej,
impelemtacja kultury opartej na bieżącym monitorowaniu i planowaniu cashflow
nauczenie zespołu patrzenia na liczby w kontekście biznesowym,
stworzenie narzędzi, które pokazują prawdziwy obraz firmy.

Specjalista dysponujący odpowiednią wiedzą i doświadczeniem oraz zapewniający takie wsparcie nie jest „kosztem”. Jest inwestycją w przewidywalność firmy.

Proces, przez który musi przejść MŚP, żeby zacząć działać świadomie

Budowa finansów zarządczych w małej lub średniej firmie nie polega wyłącznie na wdrożeniu narzędzi. To dużo głębszy proces obejmujący strategię, ludzi i kulturę organizacyjną.

1. Uświadomienie: nie da się zarządzać tym, czego się nie mierzy

Przedsiębiorca musi poczuć, że intuicja nie wystarcza — że potrzebuje wiedzieć, a nie zgadywać.

2. Akceptacja: dane nie są zagrożeniem, tylko wsparciem

Zmiana mentalności polega na tym, by przestać traktować liczby jak ocenę pracy, a zacząć widzieć je jako narzędzie rozwoju.

3. Struktura: wdrożenie pierwszych narzędzi i standardów

To moment, w którym pojawia się ekspert i zaczyna porządkować koszty, definiować kategorie, projektować arkusze, budować modele rentowności.

4. Świadomość: podejmowanie decyzji na podstawie danych

Efektem końcowym jest firma, która działa jak stabilna organizacja — świadomie, konsekwentnie i bez zgadywania.

Zmiana mentalności właściciela i zarządu: najtrudniejszy, ale najważniejszy krok

Narzędzia finansowe można wdrożyć w krótkim czasie, ale zmiana mentalna często wymaga wielu miesięcy.

Co wymaga zmiany?

postrzeganie księgowości wyłącznie jako kosztu oraz traktowanie jej jedynie jako narzędzia do terminowego wypełniania obowiązków podatkowych,
przekonanie, że rzetelne raportowanie finansowe jest zarezerwowane wyłącznie dla dużych przedsiębiorstw,
unikanie analizy danych z obawy przed niekomfortowymi wnioskami,
brak nawyku regularnego monitorowania kluczowych wskaźników i wyników finansowych,
utrzymywanie się w przekonaniu, że „skoro dotąd działało, to w przyszłości też się uda”, bez gotowości do wprowadzania zmian.

Prawdziwy przełom następuje, gdy właściciel zrozumie, że dane nie są luksusem. Dane są fundamentem.

Podsumowanie: plan działania + prosty arkusz + kompetentny specjalista = świadome zarządzanie

Małe i średnie przedsiębiorstwa mogą zarządzać jak duże firmy — nie potrzebują skomplikowanych systemów. Potrzebują natomiast:

specjalisty, który rozumie koszty, procesy i model biznesowy,
prostych narzędzi — Excel, Arkusze Google — skonstruowanych mądrze,
zmiany przekonań właściciela i zarządu.

Tradycyjna księgowość nie daje tego, czego firma najbardziej potrzebuje: informacji do podejmowania decyzji.

Synergia specjalistycznej wiedzy i odpowiednio dobranych narzędzi pozwala przekształcić dane w realną przewagę konkurencyjną.