Porównawczy i kalkulacyjny rachunek zysków i strat
W życiu jak to w życiu często nurtują nas dylematy wyboru czyli pytania o preferencje typu: Toyota czy Volkswagen, kawa czy herbata, iPhone czy Samsung, kino czy teatr, góry czy morze. Przykłady można mnożyć. Wydaje się, że jednym z takich dylematów jest odpowiedź na pytanie "rachunek porównawczy czy kalkulacyjny".
Ale czy naprawdę jest to dylemat wyboru? A może raczej wybór księgowej czy księgowego, niepodlegający żadnym dyskusjom? Zastanówmy się dlaczego tak powszechnie sporządzany jest porównawczy rachunek zysków i strat? Czy rachunek porównawczy daje podstawę do odpowiedzi na pytania nurtujące właściciela? Czy zawiera informacje do podejmowania decyzji?
Zaczynając pisać bloga obiecałem sobie, że nie będę teoretyzował ani doktoryzował się z zagadnień, które lubię, czuję się w nich dobrze, a ich tłumaczenie, projektowanie czy wdrażanie sprawia mi absolutnie niczym nieskrępowaną przyjemność. W tym miejscu zrobię wyjątek, który jest uzasadniony poruszaną tematyką. Nie chcę porównywać poszczególnych pozycji rachunku porównawczego z kalkulacyjnym i wskazywać, że ten prezentuje koszty zarządu, a ten zmianę stanu.
No właśnie, zmianę stanu! Często przekleństwo księgowych oraz właścicieli czy zarządu, gdy pytają tych pierwszych o ekonomiczną interpretację pozycji, ale to temat na odrębny artykuł.
Tym bardziej nie chcę zamieszczać wzorów, które każdy zainteresowany może obejrzeć w załączniku numer 1 do ustawy o rachunkowości. Różnicę pomiędzy rachunkami oraz ich wartość poznawczą wyjaśnię na podstawie jednej definicji oraz dwóch prostych grafik.
Zacznę od definicji kosztu wytworzenia, który obejmuje koszty pozostające w bezpośrednim związku z danym produktem oraz uzasadnioną część kosztów pośrednich. Definicja kosztu wytworzenia będzie swoistym papierkiem lakmusowym wartości poznawczych obu wariantów rachunku. Dodam, że ustawa nie narzuca wzoru rachunku jaki mam być przez firmę sporządzany, w tym zakresie przedsiębiorstw może wybrać jedną z dwóch dopuszczalnych form prezentacji kosztów i przychodów.
Porównawczy rachunek zysków i strat
Poniższy slajd przedstawia uproszczony schemat porównawczego rachunku zysków i strat. Rachunek prezentuje przychody ze sprzedaży oraz zmianę stanu produktów zmniejszającą lub zwiększającą wartość kosztów poniesionych w danym okresie. Koszty według rodzajów obejmują: amortyzację, zużycie materiałów i energii, usługi obce, podatki i opłaty, wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia oraz pozostałe koszty rodzajowe. Rachunek porównawczy prezentuje ogół wyżej wymienionych kosztów, nie dostarcza jednak informacji jaka część kosztów według rodzajów wchodzi do kosztu wytworzenia, jaka dotyczy kosztów sprzedaży, a jaka funkcjonowania organizacji jako całości, czyli kosztów ogólnozakładowych. W rachunku porównawczym przychody korygowane są o zmianę stanu produktów, kategorię ekonomiczną którą nietrudno wytłumaczyć, ale trudno zrozumieć. Zaletą tego rachunku jest prosta ewidencja oraz informacja o strukturze kosztów.
Kalkulacyjny rachunek zysków i strat
Pierwsze co od razu rzuca się w oczy to brak zmiany stanu produktów, a bez niej wszystko jest czytelne, zrozumiałe i proste. Przychody ze sprzedaży produktów są korygowane o ich koszt wytworzenia, a przychody ze sprzedaży towarów o ich wartość w cenie nabycia. Kalkulator w dłoń i po krótkiej chwili otrzymujemy odrębnie wynik na sprzedaży produktów oraz towarów, możemy także policzyć rentowność sprzedaży brutto obu kategorii zapasów. Poniżej zysku (straty) brutto ze sprzedaży są odpowiednio koszty sprzedaży, a więc koszty poniesione od momentu wydania towarów i produktów z magazynu do dostarczenia ich do odbiorcy oraz ogólne koszty funkcjonowania spółki jako całości. Pozycja zysk (strata) netto ze sprzedaży informuje czy zysk brutto ze sprzedaży pokrywa koszty sprzedaży i zarządu, natomiast w przypadku straty ze sprzedaży brutto pokazuje jak bardzo strata jest pogłębiana przez koszty sprzedaży i zarządu.
W tym miejscu mogę nawiązać do definicji kosztu wytworzenia przedstawionej na wstępie. Rachunek kalkulacyjny dostarcza informacji o jego wartości, co w zderzeniu z przychodami pokazuje wynik oraz rentowność brutto sprzedaży. Rachunek kalkulacyjny pokazuje także strukturę kosztów ogółem w podziale na koszt wytworzenia sprzedanych produktów, koszty sprzedaży oraz zarządu oraz relacje pomiędzy tymi wartościami.
Wady i zalety — porównanie
Wnioski - jaki wariant rachunku zysków i strat wybrać i dlaczego „rachunek porównawczy i nadal nic nie wiem” może okazać się prawdą?
Wybór wariantu rachunku zależy między innymi od rodzaju działalności, struktury kosztów, wielkości firmy, skomplikowania procesów, potrzeb informacyjnych zarządu.
W firmach prostszych, o nieskomplikowanej strukturze, gdzie koszty są mniej złożone, a priorytetem jest ich ograniczanie oraz wyłącznie spełnienie potrzeb sprawozdawczych i wymogów formalnych, wariant porównawczy rachunku zysków i strat może być uzasadniony, wystarczający lub najbardziej racjonalny organizacyjnie. Taki wybór może jednak prowadzić do sytuacji, w której trafne staje się stwierdzenie zawarte w tytule bloga, a mianowicie: „rachunek porównawczy i nadal niewiele wiem”. Sam wynik finansowy, rozumiany jako różnica między przychodami a łącznymi kosztami okresu, dostarcza jedynie informacji o efekcie końcowym, nie ujawniając mechanizmów jego powstania. Brakuje w nim wiedzy o tym, które obszary działalności generują koszty, jakie działania pochłaniają najwięcej zasobów oraz gdzie faktycznie powstaje wartość. Rachunek porównawczy nie pozwala również ocenić relacji pomiędzy kosztami a konkretnymi procesami, produktami czy klientami. W konsekwencji utrudniona jest analiza opłacalności poszczególnych działań oraz identyfikacja kosztów nieefektywnych lub nadmiernych. Taki układ kosztów ogranicza możliwości planowania i kontroli, ponieważ nie wskazuje punktów, w których możliwa jest realna optymalizacja.
Jeśli firma potrzebuje informacji o rzeczywistym koszcie wytworzenia produktów lub usług, analizy rentowności, kontroli kosztów, zarządzania produkcją, planowania i budżetowania — wariant kalkulacyjny, najlepiej połączony z ewidencją rodzajową daje znacznie większą wartość poznawczą. Dzięki niemu można identyfikować obszary działalności generujące nadmierne koszty, pozyskiwać informacje które linie produktów są rentowne, a które przynoszą straty, monitorować koszty stałe i zmienne, analizować koszty sprzedaży w podziale na kanały oraz ich rodzaje, monitorować koszty funkcjonowania firmy, a także podejmować działania optymalizacyjne.
Jakie przedsiębiorstwa powinny stosować kalkulacyjny wariant rachunku zysków i strat?
O tym napiszę w kolejnym artykule.
Śledźcie, piszcie – chętnie odpowiem na każde pytanie!
#rachunkowośćzarządcza #controlling #koszty #produkcja #rentowność #efektywność #zarządzaniekosztami