Zarządzanie w oparciu o dane w małym i średnim przedsiębiorstwie – jak połączyć intuicję z twardymi wskaźnikami
Małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) w początkowym okresie rozwoju są często napędzane inicjatywą, wyobraźnią i mocą sprawczą właścicieli, którzy formułują wizję, nadają kierunek i często sami realizują zadania operacyjne. Rozwój firm następuje szybko, a właściciele i zarządy często podejmują decyzje w oparciu o intuicję, doświadczenie i wyczucie rynku. To podejście działa – przynajmniej na początku. Jednak wraz z szybkim rozwojem firmy rośnie liczba procesów, a wraz z nimi – złożoność zarządzania. Produkcja, magazyn, sprzedaż, logistyka, obsługa klienta – wszystkie te obszary generują coraz więcej danych, które mogą być wykorzystane w codziennych decyzjach, jeśli tylko firma zdecyduje się na systematyczne podejście do ich gromadzenia i analizy.
Bazując na swoich doświadczeniach opartych na współpracy z przedsiębiorstwami zaliczanymi do MŚP mogę sformułować ogólny wniosek, że za rozwojem biznesu często nie nadąża odpowiednia profesjonalizacja i formalizacja działań, zmierzająca do budowy systemu zarzadzania na kształt jaki widzimy w wielkich korporacjach. Nie jest to zarzut, a jedynie pewna obserwacja. Właściciele i zarządy świetnie znają i czują biznes jaki prowadzą, odnosząc przy tym sukcesy, ale wraz ze wzrostem organizacji dochodzą często do wniosku, że zaczyna czegoś brakować. Intuicja przestaje wystarczać, a decyzje oparte na przeczuciach, nie zawsze są trafne.
Wyzwania MŚP w dobie dynamicznego rozwoju
Rozwój biznesu w małych i średnich przedsiębiorstwach niesie ze sobą kilka typowych problemów:
1. Brak wystarczającej wiedzy merytorycznej pracowników Pracownicy rosną wraz z firmą, stosując metody i narzędzia wypracowane na początku działalności. Nie mając odpowiedniego przygotowania realizują procesy tak, aby osiągnąć efekt, nie zastanawiając się na przykład czy dany asortyment to materiał, towar czy wyrób gotowy i w jakim magazynie powinien być jego stan. Taki stan jest często spotykany i pokazuje, że wiele firm boryka się z tym, że pracownicy magazynu, produkcji czy handlu nie dysponują pełną wiedzą potrzebną do optymalizacji procesów i odpowiedniego nimi zarządzania. Decyzje są często podejmowane w oparciu o wyobrażenia, a nie ugruntowaną wiedzę, co może prowadzić do błędów w planowaniu, powstawaniu nadwyżek magazynowych, błędów w kalkulacji kosztu wytworzenia, zawyżaniem rentowności, nieujmowanie istotnych kosztów itp.
2. Niepełna lub błędna kalkulacja rentowności Właściciele i Zarządy MŚP wiedzą oczywiście, że ich firma osiąga zysk lub realizuje stratę, znają rodzaje poniesionych kosztów oraz ich wartość, ale to jest czasem absolutny "Mount Everest" jaki otrzymują od swoich księgowych. Informacja jest tak uboga, że nie wiedzą czy zrealizowany wynik jest optymalny, czy zysk jaki widzą w rachunku zysków i strat daje gwarancję, że zasoby są dobrze wykorzystane. Właściciele nie znając struktury kosztu wytworzenia, ani rzeczywistej rentowności swoich produktów lub usług, nie mają narzędzi do optymalizacji cen, negocjacji handlowych czy właściwego wsadu do oferty. Kalkulacje kosztów często uwzględniają tylko część wydatków – np. koszty bezpośrednie produkcji, ale już nie logistyki, magazynowania czy czasu pracy pracowników. Efekt? Decyzje strategiczne są podejmowane w oparciu o niepełne informacje, co może prowadzić do inwestycji w produkty mniej rentowne lub porzucenia tych najbardziej dochodowych.
3. Rosnąca liczba procesów i zadań Dynamiczny rozwój firmy zwiększa liczbę procesów operacyjnych. Ręczne monitorowanie wszystkiego staje się praktycznie niemożliwe. Bez systematycznego podejścia do danych, łatwo przegapić wąskie gardła, marnotrawstwo zasobów czy spadającą efektywność.
4. Decyzje operacyjne w oparciu wyłącznie o intuicję Intuicja właściciela lub zarządu pozostaje nieoceniona, ale w skali rosnącej organizacji staje się ryzykowna. Coraz więcej decyzji wymaga analizy dużej liczby zmiennych, czego nie da się zrobić „na wyczucie”. To moment, aby zacząć budować organizację zarządzaną w oparciu o dane, aby kolejne decyzje były podejmowane nie dlatego, że "tak czuję" czy "tak mi się wydaje", ale "dlatego, że tak mówią liczby".
Dlaczego zarządzanie w oparciu o dane ma sens?
Wprowadzenie kultury pracy opartej na danych nie oznacza rezygnacji z intuicji właściciela. Wręcz przeciwnie – dane stają się narzędziem wspierającym doświadczenie, umożliwiając:
- świadome decyzje strategiczne i operacyjne – od inwestycji w nowe produkty po optymalizację procesów
- lepsze planowanie finansowe – rzeczywista rentowność produktów, klientów i kanałów sprzedaży
- szybsze wykrywanie problemów – np. spadająca wydajność produkcji, zalegające zapasy, opóźnienia w dostawach, niewykorzystane moce produkcyjne
- skuteczniejszą alokację zasobów – zarówno ludzkich, jak i materiałowych
Firmy, które konsekwentnie wdrażają podejście oparte na danych, nie tylko minimalizują ryzyko błędnych decyzji, ale także przyspieszają rozwój, bo każda decyzja opiera się na rzetelnych wskaźnikach, a nie wyłącznie na intuicji.
Jak w praktyce wprowadzić zarządzanie oparte na danych?
1. Zbuduj podstawy danych Zacznij od najprostszych informacji: koszty bezpośrednie, czas pracy, stan magazynu, sprzedaż według produktów i klientów, rentowność na produkcie, kliencie, rynku. Systematyczne gromadzenie tych danych pozwoli w przyszłości tworzyć bardziej zaawansowane analizy.
2. Wprowadź kalkulację pełnych kosztów i rentowności Uwzględnij koszty pośrednie, logistykę, magazynowanie i pracę zespołu. Przyjmij, że wynik na sprzedaży produktów czy usług musi także pokryć koszty ogólnego zarządzania firmą. To umożliwi świadome decyzje o tym, które produkty rozwijać, a które eliminować.
3. Monitoruj procesy Każdy dział – produkcja, magazyn, handel – powinien mieć zestaw podstawowych wskaźników (KPI), które pokazują bieżącą efektywność. Regularne raportowanie pozwala reagować w czasie rzeczywistym.
4. Twórz kulturę organizacyjną opartą na danych Zachęcaj pracowników do korzystania z danych w codziennych decyzjach. Szkolenia i proste raporty pozwalają każdemu zrozumieć wpływ jego pracy na wyniki firmy.
5. Łącz intuicję z analizą danych Właściciel lub zarząd nadal podejmuje decyzje strategiczne, ale teraz są one wspierane konkretnymi wskaźnikami i prognozami. Dzięki temu ryzyko błędów spada, a skuteczność działań rośnie.
Podsumowanie
Dynamiczny rozwój MŚP wymaga od właścicieli i zarządów łączenia intuicji z twardymi danymi. Bez systematycznego gromadzenia informacji i monitorowania procesów, decyzje stają się ryzykowne, a firma może stracić kontrolę nad kosztami i efektywnością.
Wprowadzenie kultury pracy opartej na danych pozwala:
- zwiększyć przewagę konkurencyjną,
- poprawić rentowność i efektywność procesów,
- szybciej reagować na zmiany rynkowe,
- wspierać intuicję właścicieli i menedżerów rzetelnymi informacjami.
Zarządzanie w oparciu o dane nie jest fanaberią dużych korporacji – to konieczność dla każdej rozwijającej się firmy, która chce utrzymać kontrolę, zwiększyć efektywność i podejmować świadome decyzje biznesowe.
Śledźcie, piszcie – chętnie odpowiem na każde pytanie!
#rachunkowośćzarządcza #controlling #koszty #produkcja #rentowność #efektywność #zarządzaniekosztami